10 Consejos para la planificación de eventos musicales

Cuando quieres realizar un evento que sea un verdadero placer para la multitud, optar por la música en vivo es una apuesta segura. Ya que la música es un idioma universal que traspasa culturas, edades y gustos, y permite adaptarse a multitud de tipos de evento en términos de temática, tamaño, estilo y presupuesto.

Aunque, seamos realistas, la música en vivo no es que sea el tipo de servicio más fácil de coordinar. Ya que puede incluir múltiples elementos e infinitas posibilidades para planificar y coordinar con anticipación, especialmente si es un concierto propiamente. Pero con un poco de investigación, previsión y atención al detalle, puede lograrse con éxito.

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Algunas de las consideraciones más importantes, como el presupuesto y hacer que aparezcan uno o más músicos, son bastante obvias. Pero hay otros factores, importantes, que las personas a veces pasamos por alto. Aquí, 10 consejos para ayudarte a armar un gran espectáculo, comenzando con lo más importante a tener en cuenta al planificar este tipo de eventos: debes hacerlo con tiempo si quieres tener una decepción.

1-Tómate tu tiempo

Ya sea que estés planeando una animación en tu casa o empresa, la música de una boda, un grupo de ambientación para un centro comercial o un concierto benéfico, descubrirás rápidamente que organizar un evento musical puede tener sus complicaciones.

Organizar la música es a menudo la parte más simple del plan. Pero seguramente si debes entrar en la promoción del evento, el alquiler de equipos y la investigación del lugar. Es posible que empieces a tener problemas que resolver dentro de tu planificación.

Así que date más tiempo del que crees que necesitas. Para un evento pequeño e informal en tu propio hogar, unas pocas semanas pueden ser suficientes; pero para eventos más grandes, probablemente necesitarás algunos meses. No siempre es fácil alinear todo correctamente.

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2-Para ahorrar dinero, piensa localmente

Todos queremos tener a los más grandes Artistas para un espectáculo, pero a menos que tengas el presupuesto de una compañía discográfica o especializada en conciertos, los principales músicos probablemente estén fuera del alcance de la gran mayoría.

El hecho es que, incluso artistas menos conocidos puedes ser difíciles de contratar si deben viajar. Los costos de viaje, incluidos el transporte y el alojamiento, aumentan significativamente el costo de una actuación, por lo que si tienes un presupuesto bastante ajustado, tu mejor opción probablemente será contar con artistas locales; Te costará mucho menos reservar artistas que viven cerca.

Si hay un artista o grupo fuera de la ciudad en el que tienes el corazón puesto, vale la pena averiguar si ya están programados para estar en tu ciudad para una presentación diferente en la fecha de tu evento y ver si puedes reservarlos aprovechando que los costos de transporte y alojamiento seguramente ya han sido cubiertos. Revísalo, nunca se sabe.

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3-Conoce a tu audiencia

El hecho de que te hayan recomendado o ya tengas un grupo de “confianza” para tu evento no significa que a tus amigos, invitados, clientes o al público les vaya a gustar.

Por ello, es esencial conocer a tu “cliente” para definir claramente qué es lo que le gusta y quiere antes de contratar. Normalmente preguntarás a tu cliente cuáles son sus gustos musicales y qué tipo de artista está pensando para su evento. Pero, es necesario realizar una investigación un poquito más amplia, por ejemplo en redes sociales, con el objetivo de obtener información relevante sobre su “perfil de cliente”, gustos y preferencias que aportarán una información valiosa a la hora de seleccionar

Así mismo, es vital conocer a los Artistas que vas a contratar ya que no hacerlo adecuadamente puede arruinar tu evento. Revisar sus videos y comentarios en sus redes, solicitar referencias de otros organizadores o asistir a ensayos o actuaciones previas te serán de gran ayuda para poder verificar la idoneidad de los artistas.

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4-Elije un lugar apropiado

Si no quieres llevarte sorpresas, es muy importante tener en cuenta el lugar donde se celebrará el evento.

Por un lado, debe tenerse en cuenta si éste se celebrará en exterior o interior, ya que  si se realiza en exterior se deberán tener en cuenta los factores climáticos que puedan afectar el desarrollo del servicio musical. Si llueve , hace demasiado frío o calor , los artistas podrán cancelar el servicio o hacer mal el trabajo. Ten en cuenta que , además de estar incómodos ante esas situaciones, la gran mayoría de los artistas disponen de equipos de alto valor que pueden dañarse o incluso generar algún peligro por electrocución o incendio.

Por otro lado, la selección del lugar debe contemplar el número de invitados que asistirán al evento. Un lugar medio vacío, aunque el grupo sea de calidad es una especie de decepción para todos: la banda, el público y, por supuesto, para tí. Así mismo, un lugar demasiado pequeño puede comportar un problema de espacio para ubicar los equipos e instrumentos de los artistas. (no olvides que, en muchas ocasiones, necesitarán tomas eléctricas para conectar sus equipos.)

Otras consideraciones del lugar es la acústica, ya que tener un gran grupo musical que no pueda escucharse por el gran ruido de fondo del lugar, o porque el espacio sea demasiado grande o irregular impidiendo que el sonido no llegue correctamente al púbico hará que el show sea decepcionante.

5-Alquila el escenario adecuado

Tenga en cuenta que no todos los lugares podrán proporcionar todo para su evento. Y una de las piezas claves que muy posiblemente necesitará alquilar , especialmente si realiza el espectáculo en un espacio al aire libre no diseñado específicamente para conciertos, es el escenario en sí.

Además, debes tener en cuenta que no servirá cualquier escenario. Ya que para un guitarrista acústico o un cantante solista podrá ser un escenario liviano, pero para una banda completa con mucho equipo pesado, necesitarás un escenario musical que pueda soportar mucho peso y, muy probablemente, mucho movimiento.

6-Consigue un seguro

Si recién estás comenzando con tu plan, puede que no sea del todo obvio, pero es necesario protegerse contra cualquier posible daño o lesión resultante de tu espectáculo.

El seguro de eventos es una inversión que vale la pena. Este tipo de seguro te protegerá en caso de que (ciertas) cosas salgan mal, como un accidente de escenario. Colapsos o caídas desde el escenario, incendios, daños o robos de equipos o condiciones metereológicas adversas son algunos de los peligros habituales que pueden acontecer en tu evento y generar grandes problemas o dolores de cabeza.

Así mismo, te invitamos a valorar si necesitarás un seguro de cumplimiento que, te permita afrontar los perjuicios patrimoniales en caso de que el artista no pueda o no quiera realizar el show.

7-Verifica conflictos de programación con otros eventos

Si tu evento es un concierto al público en general, es importante revisar que no hayan otros conciertos similares en las mismas fechas, para asegurar que tienes el mayor público potencial disponible para vender tus boletas. Por ello, antes de solidificar una fecha, revisa todos los calendarios locales de entretenimiento, salas de conciertos y bares para averiguar si hay conciertos del mismo género en la misma noche, o incluso el mismo fin de semana.

8-Consulta los permisos necesarios

Si tus músicos tocaran en un bar o en una sala de conciertos, generalmente, a las autoridades no le importará mucho. Sin embargo, si quieres realizar tu evento musical en un espacio público, como un parque, tiene un paso adicional en su proceso de planificación: obtener un permiso.

Es posible que no necesites uno, pero probablemente sí, asegúrate. Para organizar un evento en un espacio como un parque, tendrás que reservarlo con la alcaldía, lo que generalmente significa completar el papeleo y pagar una tarifa. Sin los permisos adecuados, corres el riesgo de ser expulsado del espacio.

9-¡Promueve!

Si está organizando un evento musical para tus amigos y parientes más cercanos, todo lo que necesita hacer es enviar un correo electrónico o hacer algunas llamadas telefónicas. Sin embargo, si está buscando atraer a su audiencia de un grupo más grande, deberás realizar campañas de promoción activamente.

Básicamente, esto significa correr la voz, y puedes hacerlo de muchas maneras, desde anuncios en Facebook y redes sociales hasta volantes por la ciudad y anuncios en periódicos. Puedes notificar eventos locales y sitios web de música o preguntar en las tiendas de música de tu área si puedes poner algunos volantes en su área de registro.

10-Dispón de un Plan B

Si bien es maravilloso planificar tu evento musical siempre debes contar con un respaldo. Si se produce un incidente de fuerza mayor y el evento no puede realizarse el día que está programado, seguramente deberás reprogramar el evento o tus clientes querrán que les regreses el valor pagado por la boleta o servicio contratado. Y eso no es bueno, ya que te puede costar mucho dinero y dolores de cabeza!

Por ello, es necesario  un plan que te permita reprogramar, devolver el dinero y/o asumir los gastos que la cancelación o reprogramación del evento pueda generarte.

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Fuente: www.lifestyle.howstuffworks.com

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